Manajemen Umum

Universitas Gunadarma

Pengertian Manajemen

Arti dan Fungsi Manajemen
          Definisi tentang manajemen yang diberikan oleh Profesor Oei Liang Lee. Manajemen adalah ilmu dan    seni merencanakan, mengorganisasi, mangarahkan, mengkoordinasi serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Ada 5 fungsi manajemen :

• Perencanaan
• Pengorganisasian
• Pengarahan
• Pengkoordinasian
• Pengawasan

Jenjang Manajemen

     Terdapat 3 jenjang manajemen, yaitu :

1. Manajemen Puncak atau Manajemen Eksekutif
   Manajemen ini merupakan manajemen tertinggi. Jenjang ini meliputi dewan direktur, direktur utama atau CEO.
2. Manajemen Madya atau Manajemen Administratif
   Meliputi pimpinan pabrik dan atau manajer divisi.
3. Manajemen Operasional atau Manajemen Supervisori
   Sering disebut supervisor garis pertama.

Latar Belakang Sejarah Manajemen

           Gerakan Manajemen Ilmiah

Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkan berjudul The Principles of Scientific Management. Dalam bukunya Taylor mengemukakan beberapa prinsip, prinsip-prinsip tersebut :

Prinsip 1   : Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan suatu cara terbaik    
                  untuk menyelesaikannya.

Prinsip 2  :  Orang yang tepat untuk menmangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah

Prinsip 3  :  Kita menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan  
                  dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.

Prinsip 4  :  Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.

Sekolah-sekolah Tentang Pemikiran Manajemen

            Sekolah Klasik (Classical School)

Sekolah klasik telah memberikan sarana tengtang fungsi manajemen primer, yaitu perancanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.

Sekolah Perilaku (Behavioral School)

Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.

Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)

            Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matemetik dan statistik.

            Analisis Sistem

Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi.analisis sistem merupakan metode yang digunakan untuk menyeselaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian-bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka. komputer telah menyebabkan analisis sistem menjadi sebagai alat manajemen yang telah efektif, karena dapat menangani lebih banyak informasi.

  Manajemen Hasil

Manajemen hasil atau manajemen berdasarkan sasaran (MBO) telah semakin populer. MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan. Ini juga merupakan suatu falsafah manajemen yang menunjukan nilai tujuan pelaksanaan.

Perencanaan

           Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada. Adapun sifat-sifat yang lain dari fungsi perencanaan adalah :

      Bentuk-bentuk perencanaan

           Perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut :

1. Tujuan (Objective)
2. Kebijakan (Policy)
3. Strategi
4. Prosedur
5. Aturan (Rule)
6. Program
   
   
   Kegunaan Perencanaan

Adapun kegunaan daripada perencanaan adalah :

1. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu Mendatang
2. Mengarahkan Perhatian pada Tujaun
3. Memperingan Biaya
4. Merupakan sarana untuk mengadakan Pengawasan

Langkah-langkah penyusunan Perencanaan

Langkah-langkah yang harus diambil untuk menyusun suatu perencanaan adalah :

1. Menerapkan Tujuan
2. Menyusun Anggapan-anggapan (Premising)
3. Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan
4. Mengadakan Pernilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang sudah Dipilih
5. Mengambil keputusan
6. Menyusun Rencana Pendukung
   
   
   Perencanaa Merupakan proses Pendekatan yang Rasional

Jangka Waktu Prencanaan

Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan, yaitu :

1. Perencanaan jangka panjang
2. Perencanaan jangka menengah
3. Perencanaan jangka pendek.

Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan

Adanya kelemahan ini disebabkan oleh beberapa faktor yang mempunyai sifat membatasi perencanaan.. faktor-faktor tersebut adalah :

1. Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti
2. Perubahan yang Sangat Cepat
3. Kekuatan Internal
4. Kekuatan Eksternal

Pengambilan Keputusan

1. Syarat Pengambilan Keputusan
   Untuk bertindak mengambil keputusan secara rasioanal tersebut membutuhkan beberapa syarat, antara lain :

• Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.
• Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya.
• Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan pernilaian berbagai alternatif sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.
• Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternatif yang paling baik.

2. Alat Pengambilan Keputusan

Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu dipergunakan alat-alat seperti :

1. Operation research
2. Teori probabilitas
3. Linear programming

Pengorganisasian

Pengertian

Ditinjau dari segi prosesnya, pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokoksedemikian rupa, sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan. Dengan demikian fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi.

Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasian dapat berbentak :
a.  Hubungan Informal
b.  Hubungan Formal


Pola Hubungan antar Komponen Organisasian


Rentangan Kekuasaan

1. Latihan dari Bawahan
2. Pendelegasiaan Wewenang
3. Perencanaan

Dasar-dasar penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi

Pengelompokkan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut ini :

1. Didasarkan pada Suatu Angka
2. Didasarkan pada Waktu
3. Didasarkan pada Fungsi Perusahaan
4. Didasarkan pada Luas Daerah Operasi
5. Didasarkan pada Jenis Barang yang Dihasilkan
6. Didasarkan pada Jenis Langganan
   
   
   Karakteristik Struktur Organisasi

Bentuk-bentuk struktur organisasi seperti garis, garis dan staf, fungsional serta komite mempunyai cirri-ciri yang berbeda. Namun demikian setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki dua kerakteristik dasar, yaitu :

1. Keseimbangan dalam Organisasi
2. Fleksibel

Pengarahan
Prinsip-prinsip pengarahan

Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu :

1. Prinsip Mengarah Kepada Tujuan
2. Prinsip Keharmonisan Dengan Tujuan
3. Prinsip Kesatuan Komando
   
   
   Cara-cara pengarahan

Adapun cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa.

1. Orientasi
2. Perintah
3. Delegasi Wewenang
   
   
   Komunikasi

Dari definisi-definisi tentang komunikasi tersebut dapat diambil kesimpulan, bahwa :

• Di dalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga dan sebaliknya.
• Hubungan yang timbul di dalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat atau informasi.
• Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakan kata-kata, surat, kode atau simbol.

Dengan mengunakan sarana-sarana seperti ini diharapkan komunikasi dapat lebih efektif dan efisien. Untuk maksud tersebut perlu memperhatikan beberapa prinsip berikut :

1. Komunikasi Harus Jelas
2. Prinsip Integritas
3. Prinsip Penggunaan Organisasi Inforrmal
   
   
   Motivasi

Motivasi mempunyai 2 bentuk :

a. Motivasi Positif

b. Motivasi Negatif

Pengkoordinasian

Prinsip-prinsip Koordinasi

a. Prinsip Kontak Langsung

b. Prinsip Penekanan pada Pentingnya Koordinasi

c. Hubungan Timbal Balik diantara faktor-faktor yang ada

Pelaksanaan Fungsi Koordinasi

a. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitasbagi terlaksananya koordinasi.

b. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi

Pengawasan

Pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana menjadi penyimpangan.

Langkah-langkah Pengawasan

1. Menciptakan standard
2. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard
3. Melakukan tindakan koreksi

Syarat-syarat Pengawasan yang Baik

1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktifitas).
2. Pengawasan harus luwes
3. Pengawasan harus ekonomi
   
   
   
   
   
   
   
   
   (sumber : Pengantar Bisnis Karangan DR. Basu Swatha DH., SE., MBA dan Ibnu Sukotjo W. SE.)